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问题3 中东合同

专业服务合伙公司(PSP)与中东一直有业务往来。当新任主管合伙人到达现场后,他发现他的许多核心员工与当地政府和承包商有着非常密切的私人交往。他非常怀疑这种关系,认为通过这种关系获取或给与了大量的好处和利益,而未通知专业服务合伙公司(PSP)总部。在他抵达之前,一份主要的长期合同协商成功,当地政府和当地承包商都参与其中。这份合同已经得到总部的批准,只等他的签署了。这位合伙人该怎么做?

情景

我们不知道该主管合伙人是否参与了这份合同的谈判,不过他一定不知道专业服务合伙公司(PSP)的关键人物与当地政府和承包商的私人关系。由于政府委任的工作很可能有很大的规模和非常重要的经济意义,专业服务合伙公司(PSP)肯定会重视与政府保持良好的商业合作关系。在过去,公司的许多项目就受益于这种合作关系,因此,公司会一直维持这种关系。然而,人们期望主管合伙人签署合同,这是主管合伙人面对着的既成事实。他可能承受着一些心理压力,因为他要对公司和客户负责。但是他这么做又违背了职业行为准则,除非重新谈判符合道德的条款,避免损害整个商业框架。

问题的由来及产生

专业服务合伙公司(PSP)的关键人物看来可能有腐败行为,但是公司却没有察觉。初步审查显示,他们是为了获取个人利益而不是公司利益,这种做法可能违反了劳动合同中的条款。我们不知道他们是否从客户或承包商那里收取了好处以帮助其获取订单。但是,在调查展开之前,他们无疑会受到这样的质疑。 此外,除非这些关键人物这次参与的合同谈判与以往的完全不同,否则可以认为与此项目相关的其它合同都会受到影响,过去的腐败行为将会被曝光。

游离于好的执业实践之外

专业服务合伙公司(PSP)有责任使员工接受正直商业行为的训导,在员工中传播政策文件,并让员工意识到与训导背道而驰的后果。无论是在合同准备过程还是合同管理过程中,公司的关键人物都有可能与客户、承包商、代理商有亲密的合作。因此,公司的关键人物以及那些负责与外部组织及个人建立关系或是负责准备合同、商议成本和条款的员工都处于特殊的信任地位。公司应该采取措施确保这些员工的正直性。 同时,公司还须检查新聘员工的资历,确保其履历中或推荐人的意见中没有对其行为不当的记录。 有迹象表明,专业服务合伙公司(PSP)现在的情况存在不当行为,这说明专业服务合伙公司(PSP)没有在员工的挑选或过程的监控方面给予足够的重视,没有确保只有德高望重的员工才有权处理具有重要商业意义的事务,也没有对员工进行针对于工作事务的道德培训。 对于高级员工和行政官,建议建立一个公示制度,公示其与业内或相关行业的联系和利益。因为这些人在其事业的项峰,有着非常大的影响力,可以很快与其它组织建立合法联系或成为其股东。 在一个制度规范、确保商业活动、客户及员工都遵循道德标准的组织里,要建立所有这些类似的预防措施 。

需解决的道德困境

主管合伙人有权签署合同,这一点看起来不容置疑。但是,专业服务合伙公司(PSP)并未说他是否有权不签署这份合同。这位主管合伙人现在身处困境,因为根据现有的认识,签署合同就意味着他是此次公然违法行为的参与者;不提供不愿签署合同的真实理由,这又会错失揭露关键人物可疑行为和公司过失的机会。公司本应该在其日常管理中使其做法和过程规范化。因此,无论是对那些已经签署的合约还是将来即将签署的合约,新合同可能会产生非常重大的意义。

保持商业信誉和商业关系的解决方案

可以采取行动,立即撤消该项目,解雇相关的关键人物,同时,拒绝与该客户将来一切可能的商业合作。然而,一家对董事、股东和员工负责,谋求发展的公司有义务遵循其对外宣传的商业目标,此外再别无其它义务。事实上,公司还有一份道德义务,要为这些群体的福利负责。可能有时并未被强调,但这也是公司要承担现实的义务。商业活动并不是由那些绝对化的“对”和“错”的挑战和决策组合而成的。在遵守法律的基础上,经过努力是可以达成折衷意见的。在《RICS职业道德指导注释》中指出,会员可能不得不根据特殊情况相应地调整行为,但其必须承担违反行为规范的责任并做好承担一切法律后果的准备。 在这种情况下,会员应该为这种违反行为规范的行为提供理由,并对采取的行为按照时间先后顺序进行认真的记录。

如果这位主管合伙人希望挽救这种局面,他可以考虑如下措施。可以要求延缓48小时签署合同。客户不会认为这种要求是不正常的,因为经常会对细节部分进行确认,甚至是在签署前的最后一刻。此外,在一些文化背景情况下中,急于达成协议、终止谈判都是一种失礼行为,就好像要在做生意前先进行寒暄。利用喘息之机,可以在当地以及在公司总部通过电话、电报、互联网或其它方式对可疑员工的作用和行为进行简要而紧急的调查。

还要记住的一点是,在一些社会中,利用个人关系来谋求有利的合同是符合当地文化的。事实上,人们认为这种个人关系能够确保可靠性。从这种意义上来说,在客户眼里关键人物可能并没有过错,尽管在公司看来为他们进行辩护非常之难。专业服务合伙公司(PSP)可以让可信之人 取代负责合同运作的关键人物,而原来的工作人员则在公司控制之下在另外的场所从事规矩的商业活动。客户可能反对这种变化,也可能不反对。尽管有可能招致客户的不满,但是对于在RICS行为准则框架下经营的公司而言,这种合作关系的透明性是符合道德的。 无论是否会危及与客户未来的商业关系都要服从于遵守行为准则的需要。要小心解释专业服务合伙公司(PSP)所处的文化是不允许以这种方式和东道主国对国际惯例的理解形成商业共谋的。假设向你的客户解释你的行为被认为是恰当的,那么这也是一个看法问题。

最后,也是很重要的方面就是通过法律来解决。要尽快确立关键人物是否违反了雇佣合同从而可以立即解雇, 公司要考虑员工申诉的后果;员工对待客户和承包商的不当行为是否违反了公司注册所在国以及东道主国的公法;如果员工收受了钱财而损害公司利益,公司是否可秘密起诉。适用于合同签署国的法律非常重要。在一些情况下,尽管客户的法律顾问坚持认为适用于合同的法律是东道主国的法律,但是法庭却宣布适用于供应方所在国的法律。另外,一些合同条款可能在东道主国是不合法(例如,仲裁条款,因此对于运行合同产生的任何争端都会产生异议。)因此,应该寻求司法建议,了解关键人物的行为在东道主国是否构成了犯罪,如果是的话,认为他们的行为哪里犯了罪。